Mitarbeiter_in Austauschkoordination (Incoming Koordination) und Öffentlichkeitsarbeit

Die Bundesvertretung der Medizinstudierenden in Deutschland e. V. (bvmd) ist die Vereinigung aller 38 medizinischen Fachschaften in Deutschland mit Geschäftsstelle in Berlin. Sie vertritt die Interessen der Medizinstudierenden in der Bundesrepublik Deutschland. Seit Gründung im Jahre 2004 setzt sich die bvmd dafür ein, den mehr als 89.000 Medizinstudierenden in Deutschland auf nationaler wie auch internationaler Ebene vor Gremien der Hochschul- und Gesundheitspolitik eine Stimme zu geben. Die bvmd wird durch Ihren ehrenamtlichen studentischen Vorstand geleitet. Als gemeinnütziger Verein ist sie politisch, konfessionell und weltanschaulich unabhängig.
Als Mitglied der International Federation of Medical Students‘ Associations (IFMSA) beteiligt sich die bvmd auch an deren Austauschprogrammen. Hierbei vermittelt die bvmd deutsche Studierende zu Famulatur-, Forschungs und Public Health-Aufenthalten ins Ausland. Gleichzeitig werden internationale Studierende an deutschen Kliniken, Forschungsstätten oder Public Health-Instituten untergebracht. Der Austausch wird vom Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) aus Mitteln des Auswärtigen Amtes gefördert.

Für die Geschäftsstelle in Berlin sucht die bvmd zum nächstmöglichen Zeitpunkt und unbefristet eine_n Mitarbieter_in für die Austauschkoordination (Schwerpunkt Incoming Koordination) und Öffentlichkeitsarbeit in Teilzeit (30 Stunden pro Woche).

Das Aufgabengebiet umfasst

  • Allgemeine Beratung, Betreuung, Begleitung und Administration der Austauschstudierenden
  • Begleitung der Austauschstudierenden aus Drittstaaten durch den Visumprozess sowie leisten von Hilfestellung bei der Antragstellung (Bereitstellung aller dafür notwendigen Dokumente, ggfs. Korrespondenz mit den jeweils zuständigen deutschen Auslandsvertretungen)
  • Kontrolle der Bewerbungsdokumente vor allem in Hinblick auf Vollständigkeit, Zulässigkeit und zuwendungsrechtlichen Förderfähigkeit der Bewerbung
  • Korrespondenz mit den jeweiligen Praktikumsgeber_innen (Stationen, Personalverwaltungen, Forschungsinstitute etc.) sowie Weiterleitung aller notenwendigen Dokumente
  • Berichterstattung an Kooperationspartner (v.a. DAAD und Bundesagentur für Arbeit) und gegenüber den Mitgliedern des geschäftsführenden und erweiterten Vorstandes
  • Regelmäßige Absprachen und Koordination mit dem Geschäftsführenden und Erweiterten Vorstand
  • Schulung, administrative und organisatorische Unterstützung der im Austausch engagierten ehrenamtlichen Medizinstudierenden
  • Auswertung der einzelnen Austauschzyklen sowie konzeptionelle und strategische Weiterentwicklung der Austauschprogramme gemeinsam mit Mitgliedern des geschäftsführenden und erweiterten Vorstandes
  • Budgetierung und Koordination der Öffentlichkeitsarbeit (hier insbesondere eigenständige Weiterentwicklung und Aktualisierung der Informations- und Akquisematerialien mit den einschlägigen Programmen der Adobe Creative Suite sowie Bestandspflege des Merchandise)
  • Pflege und Aktualisierung des Internetauftritts
  • Layoutarbeiten und Lektorat unterschiedlicher Publikationen, Texterstellung, Redaktion und Korrektorat
  • Die Bereitschaft zu Dienstreisen im Bundesgebiet (unter anderem drei bis vier Wochenendtermine pro Jahr)

Ihr Profil umfasst

Fachliche Voraussetzungen

  • Abgeschlossenes Bachelorstudium oder gleichwertige Erfahrungen und Qualifikationen
  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute nachgewiesene Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gutes Ausdrucksvermögen und Spaß an der Arbeit mit Texten
  • Erfahrungen im Bereich des Studierendenaustausches
  • Sehr gute Kenntnisse im MS Office Paket

Persönliche Voraussetzungen

  • Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und hohe Serviceorientierung
  • Hohes Maß an Flexibilität, sozialer Kompetenz, Empathie und Kommunikationsfähigkeit, insbesondere hohe interkulturelle Sensibilität
  • Hohes Maß an Teamfähigkeit

Wünschenswert sind zudem

  • Erste Erfahrungen in der Öffentlichkeitsarbeit
  • Kenntnisse der Adobe Creative Suite und Spaß am kreativen Arbeiten
  • Kenntnisse in Typo3
  • Kenntnisse im Zuwendungsrecht
  • Erfahrungen im Ehrenamtsmanagement und in der Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen

Was Sie erwartet

  • Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Tätigkeitsfeld
  • Flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeitregelung
  • Freizeitausgleich nach Wochenendterminen
  • Arbeitgeberleistungen nach VWL
  • Zusätzliche Altersvorsorge durch die VBL
  • Bedarfsorientierte und berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten u.a. bei der Internationalen Akademie des Deutschen Akademisches Austauschdienstes
  • Regelmäßige Mitarbeiter_innengespräche mit dem geschäftsführenden Vorstand und Jour Fixes mit dem erweiterten Vorstand
  • Flache Hierarchien und individuelle Gestaltungsspielräume
  • Eine familienfreundliche Arbeitgeberin
  • Ein kollegiales Team, das sich gegenseitig unterstützt

Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen nach TVöD Bund Entgeltgruppe 9a. Die Eingruppierung in die Erfahrungsstufe richtet sich nach den Richtlinien des TVöD. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten und Menschen mit Familie. Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Behinderung bevorzugt behandelt. Ein entsprechender Nachweis ist der Bewerbung beizulegen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, die Sie bitte in einer PDF-Datei bis spätestens 21.10.2018 unter Angabe ihres frühestmöglichen Eintrittstermins ausschließlich per E-Mail an bewerbung@bvmd.de senden.
Die Einladungen zum Vorstellungsgespräch werden voraussichtlich am 25. und 26.10.2018 verschickt. Die Vorstellungsgespräche sind für den 29. und 30.10.2018 geplant. Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Janio (Tel. 030-95600204) zur Verfügung. Fragen hinsichtlich der Vergütung richten Sie bitte an Frau Wolschon (Tel. 030-95600205).