1. 1. Die Zusage erhältst du über unser bvmd-Bewerbungsportal. Bei Zuteilung der Zusage solltest du auch eine automatisch generierte E-Mail erhalten (bitte deshalb auch regelmäßig den Spam-Ordner prüfen)
   2. Nach der Zusage durch die bvmd erhältst du von uns Zugangsdaten für die internationale IFMSA-Database. Nach dem Erhalt der Zugangsdaten hast du zwei Wochen (14 Kalendertage) zeit die Annahme des Praktikumsplatzes durch das Hochladen und Absenden der Application Form (AF) und der Pflichtdokumente (rot hinterlegte Felder in der Card of Documents, siehe auch Exchange Conditions SCOPE bzw. SCORE) zu bestätigen. Die Terms and Conditions (SCOPE/SCORE) werden standardmäßig von jedem Gastland verlangt und müssen zusammen mit den Pflichtdokumenten in die IFMSA-Database hochgeladen werden. Wenn du einen Forschungsaustausch machst, schreibe bitte eine E-Mail an nore@bvmd.de, wenn du deine AF abgeschickt hast.
   3. Spätestens acht Wochen vor Beginn deines Austausches solltest du von deinem Gastland die Card of Acceptance (CA) über die IFMSA-Database zugesendet bekommen. Der CA kannst du entnehmen in welcher Stadt, in welchem Projekt/auf welcher Station und in welchem Praktikumszeitraum du deinen Austausch absolvieren wirst. Außerdem werden in der CA deine konkreten Ansprechpartner*innen vor Ort genannt. Bitte melde dich bei unseren Bundeskoordinator*innen (Famulaturaustausch – neo-out@bvmd.de, Forschungsaustausch – nore-out@bvmd.de, Public Health-Austausch – phex@bvmd.de), falls du deine CA acht Wochen vor Praktikumsbeginn noch nicht erhalten hast.
   4. Falls du einen Fahrtkostenzuschuss (FKZ) beantragt hast, sendest du deine CA direkt nach Erhalt per E-Mail an buero@bvmd.de. Bitte überprüfe vorher, ob der in der CA angegebene Praktikumszeitraum mindestens 28 Kalendertage abdeckt (dies entspricht einem Praktikumszeitraum von Montag in der ersten Woche bis Sonntag in der letzten Woche). Bitte wende dich umgehend an neo-out@bvmd.de bzw. nore-out@bvmd.de bzw. phex@bvmd.de, wenn der angegebene Praktikumszeitraum in deiner CA weniger als 28 Kalendertage beträgt.
   5. Spätestens einen Monat vor Beginn deines Austausches du mit der Card of Confirmation (CC) deinen Austausch endgültig über die IFMSA-Database bestätigen.
      Bitte bestätige deinen Austausch im Falle eines laufenden FKZ-Antrages nur, wenn der angegebene Praktikumszeitraum in deiner CA mindestens 28 Kalendertage beträgt. Eine Änderung des Praktikumszeitraumes nach dem Versenden der CC ist nicht mehr möglich.
   6. Ca. 6 Wochen vor Beginn deines Austausches erhältst du einen Invitation Letter (IL), den du ggf. bei der Beantragung deines Visums einreichen musst.

Leider ist es uns nicht möglich, immer jedem Bewerbenden einen der gewünschten Austauschplätze zu vermitteln, da es oft es mehr Bewerbende als Plätze gibt.

Erhältst du eine Absage von uns, kannst du deine Bewerbungsgebühr für eine Restplatzbewerbung in der gleichen Austauschsaison verwenden. Wenn du dich nicht auf einen Restplatz bewirbst oder du für deine Restplatzbewerbung auch eine Absage erhalten hast, wird dir deine Bewerbungsgebühr abzüglich der Bearbeitungsgebühr in Höhe von 20,- € automatisch innerhalb von zwei Monaten nach Ende der Austauschsaison, für die du dich beworben hast, zurück überwiesen. Die automatischen Erstattungen für das Sommersemester erfolgen demnach im November/Dezember und für das Wintersemester im April/Mai des Jahres, in dem das Praktikum stattgefunden hätte. Dafür ist es wichtig, dass du deine Kontoverbindung in unserem bvmd-Bewerbungsportal aktuell hältst. Du kannst deine anteiligen Bewerbungsgebühren auch schon eher zurückfordern. Bitte schreibe uns hierfür eine E-Mail an buero@bvmd.de mit der Bitte um Rückzahlung deiner anteiligen Bewerbungsgebühren aufgrund von Absage, der Angabe der Praktikumsart (SCOPE, SCORE, SCOPH), des Zeitraums (Wintersemester xy/xy bzw. Sommersemester xy), für den du dich beworben hast, dem Ausschluss einer Restplatzbewerbung sowie mit der Information zu deiner aktuellen Kontoverbindung (Kontoinhaber, IBAN, BIC).

Geben Bewerbende ihren Platz zurück oder gab es auf einen Platz keine Bewerbungen, werden diese Austauschplätze als Restplätze ausgeschrieben. Hier haben zuvor leer ausgegangene Bewerbende Vorrang und es ist eine tolle Möglichkeit, Länder kennenzulernen, die man vielleicht gar nicht im Blick hatte.

Bitte beachte bezüglich der genauen Erstattungsregelungen die entsprechenden Paragraphen in unseren Bewerbungsbedingungen (SCOPE, SCORE, SCOPH).

Kannst du aus irgendeinem Grund deinen Austausch nicht antreten, kontaktiere uns bitte umgehend, damit wir gemeinsam eine Lösung finden können. Durch eine frühzeitige Absage kann dein Platz vielleicht noch einem anderen Studierenden vermittelt werden. Wenigstens können der Gastorganisation aber Kosten (wie etwa die Miete) erspart werden. Bitte beachte, dass eine Rückerstattung der Kaution gegebenenfalls nicht möglich ist. Bitte beachte hierzu die entsprechenden Paragraphen der jeweils gültigen Bewerbungsbedingungen (SCOPE, SCORE, SCOPH).

In die Koordination deines Austausches stecken sowohl die Ehrenamtlichen der bvmd als auch die Ehrenamtlichen des Gastkomitees sehr viel Zeit und Engagement. Rücktritte erschweren die gesamte Organisation und machen viel Arbeit, deshalb sollte es wirklich nur in Ausnahmefällen dazu kommen. Bitte überlege vor deiner Bewerbung, ob du den Austausch sicher antreten kannst. Krankheiten kann keiner vorhersehen, Studium und Doktorarbeit sind aber planbar. Auch aus Rücksicht auf die Mitbewerbenden sollte eine Bewerbung gut überlegt sein.

Für die Buchung deines Fluges und Beantragung des Visums bist du selbst verantwortlich. Die bvmd kann für eventuelle Probleme bei diesen Prozessen keine Verantwortung übernehmen. Der Austausch ist erst nach Erhalt der Card of Acceptance (CA) endgültig zugesagt. Wir empfehlen dir daher deinen Flug erst nach Erhalt der CA zu buchen!

Falls du Fragen zur Einreise in dein Austauschland hast, kannst du dich bei deren Vertretung in Deutschland informieren. Auf der Seite des Auswärtigen Amtes findest du eine Übersicht über die ausländischen Botschaften in Deutschland.

Ist der Flug zu teuer?
Über die bvmd kannst du eventuell einen Fahrtkostenzuschuss bekommen. Ob das für dich in Frage kommt und wie das Ganze funktioniert, kannst du hier nachlesen.