bvmd-Nominierung – IFMSA-Bewerbung

Herzlichen Glückwunsch zu deiner bvmd-Nominierung für einen Austausch innerhalb des bvmd-/IFMSA-Austauschprogramms! Du bist nun für ein bestimmtes Gastland nominiert und kannst mit deiner Bewerbung im Gastland über die ifmsa-database beginnen.

Wenn du einen Restplatz erhalten hast, musst du uns innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt der bvmd-Zusage bescheid sagen, ob du den Platz annimmst. Dazu reicht es, wenn du eine E-Mail an exchange-assistant-out@bvmd.de (SCOPE), nore-out@bvmd.de (SCORE) bzw. nophe@bvmd.de (PHeX / SCOPH) schreibst.

Mittlerweile bist du schon einen großen Schritt näher an deinem Ziel und es fehlt nicht mehr viel bis zum eigentlichen Auslandsaufenthalt. Dir fehlt nur noch die Bewerbung direkt beim Gastland über die IFMSA-Database. Dort übermittelst du deiner Gastorganisation alle nötigen Informationen gemäß der Exchange Conditions, sodass das Gastland mit der Organisation deines Austausches beginnen kann. Im zweiten Bewerbungsschritt geht es also viel mehr um Schnelligkeit als um Ranking oder Punkte. Hier zählt es alle Dokumente so schnell wie möglich vollständig zu haben, damit deine Bewerbung so bald wie möglich im Gastland ankommt und von den Ehrenamtlichen vor Ort verarbeitet werden kann. Bereite dich also im Vorhinein schon gut vor, um diesen Schritt zu meistern.

Bewerbungsablauf

Schritt 1: Innerhalb von 14 Tagen die Application Form (AF) ausfüllen

Nach dem Erhalt der Zugangsdaten für die IFMSA-Database hast du zwei Wochen (14 Kalendertage) Zeit die Annahme des Praktikumsplatzes durch das Hochladen und Absenden der Application Form (AF) zu bestätigen.

So findest du die Application Form nachdem du dich angemeldet hast:

Die Application Form besteht aus mehreren Unterpunkten, die alle einzeln abgespeichert werden müssen. Ein Unterpunkt kann nur abgespeichert werden, wenn jedes rot markierte Feld ausgefüllt wurde.

Wenn du einen Forschungsaustausch machst, schreibe bitte eine E-Mail an nore-out@bvmd.de, wenn du deine AF abgeschickt hast.

So sieht eine richtig gefüllte AF aus:

1. Persönliche Informationen der Studierenden

 

2. Informationen zur medizinischen Ausbildung

 

3. Informationen über Austauschpräferenzen

An dieser Stelle kannst du Städte- und Abteilungs- bzw. Projektwünsche äußern. Bitte beachte dabei, dass wir keine Wunschpraktika organisieren. Du kannst zwar Städte- und Abteilungs- bzw. Projektpräferenzen angeben, es ist aber nicht immer möglich, dass diesen entsprochen werden kann. Die Gastorganisation versucht deine Wünsche zu berücksichtigen. Leider ist es aber nicht immer möglich dich in einem deiner Wunschstädte und/oder Abteilungen bzw. Projekten unterzubringen.

4. Austauschdetails

5. Bemerkungen

Schritt 2: Innerhalb von 14 Tagen die Card of Documents (CoD) hochladen

Zusammen mit deiner Application Form (AF) musst innerhalb von zwei Wochen (14 Kalendertage) nach Erhalt der Zugangsdaten zur IFMSA-Database auch deine Pflichtdokumente mittels der Card of Documents (CoD) an das Gastland übermitteln. Nur wenn du deine Application Form zusammen mit deiner Card of Documents rechtzeitig abschickst ist deine Bewerbung an das Gastland vollständig.

Bitte ladet alle eure Dokumente auf Englisch hoch, sodass diese auch vom Gastland verstanden werden können!

1. Standard Dokumente (Standard Documents)

Die Terms and Conditions (SCOPE | SCORE | PHEx) werden standardmäßig von jedem Gastland verlangt und müssen zusammen mit den Pflichtdokumenten in die IFMSA-Database hochgeladen werden. Du findest die Dokumente, wenn du auf das jeweilige Wort drückst.

 

Proof of Enrollment bezeichnet die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung!

 

2. Spezielle Gastlanddokumente am Beispiel von Brasilien DENEM (Special Documents)

 

3. Dokumente bei Ankunft (Upon Arrival Documents)

Oft lässt sich die Card of Documents nicht ohne die Upon Arrival Documents hochladen. Sollte dies bei euch der Fall sein, könnt ihr einfach ein leeres Dokument hochladen, auf dem ihr schreibt, dass ihr die Dokumente bei der Ankunft vorlegen werdet.

Schritt 3: Die Bewerbung abschicken

Nachdem ihr die AF und die CoD ausgefüllt habt und eure Bewerbung vollständig ist, müsst ihr nur noch eure Bewerbung abschicken und könnt euch nun entspannt zurücklehnen.

Falls ihr einen Forschungsaustausch macht, schreibt bitte dem/der Bundeskoordinator*in (NORE-Out) eine E-Mail an
nore-out@bvmd.de mit dem Betreff „AF sent“, nachdem ihr eure Bewerbung in der ifmsa-database abgeschickt habt.

Nach der ifmsa-Bewerbung

Spätestens sechs bis acht Wochen vor Beginn deines Austausches solltest du von deinem Gastland eine Rückmeldung in Form der Card of Acceptance (CA) erhalten. Die CA ist die finale Bestätigung deines Praktikums. Leider werden die meisten CAs tatsächlich erst circa acht Wochen vor Praktikumsbeginn zugeteilt. Es ist daher mit erhöhten Reisekosten zu rechnen. Wir raten dringend davon ab Flüge noch vor Erhalt der CA zu buchen, da der Austausch erst mit Zuteilung der CA final vom Gastland bestätigt wird. Solltest du deine Flüge bereits vor der Zuteilung der CA buchen, trägst du das alleinige Risiko, falls der Austausch doch noch gecancelt wird. Uns ist bewusst, dass die Flüge sechs bis acht Wochen vor Praktikumsbeginn sehr teuer sind. Solltest du daher bereits vor Erhalt der CA auf dein eigenes Risiko Flüge buchen wollen, raten wir dir zumindest dazu stornierbare Flüge zu buchen.

Bitte melde dich bei unseren Bundeskoordinator*innen (Famulaturaustausch = neo-out@bvmd.de, Forschungsaustausch = nore-out@bvmd.de, Public Health-Austausch = nophe@bvmd.de), falls du deine CA acht Wochen (=56 Kalendertage) vor Praktikumsbeginn noch nicht erhalten hast.

Card of Acceptance (CA) – Zusage der Gastorganisation

Herzlichen Glückwunsch du hast deine Card of Acceptance (CA) über die IFMSA-Database zugesendet bekommen und dein Austausch wird offiziell stattfinden. Der CA kannst du entnehmen in welcher Stadt, in welchem Projekt/auf welcher Station und in welchem Praktikumszeitraum du deinen Austausch absolvieren wirst. Außerdem werden in der CA deine konkreten Ansprechpartner*innen und Kontaktpersonen vor Ort genannt.

Falls du einen Fahrtkostenzuschuss (FKZ) beantragt hast, sendest du deine CA direkt nach Erhalt per E-Mail an buero@bvmd.de. Bitte überprüfe vorher, ob der in der CA angegebene Praktikumszeitraum mindestens 26 Kalendertage abdeckt. Bitte wende dich umgehend an neo-out@bvmd.de bzw. nore-out@bvmd.de bzw. nophe@bvmd.de, wenn der angegebene Praktikumszeitraum in deiner CA weniger als 26 Kalendertage beträgt.

Card of Confirmation (CC) – Annahme des Praktikumsplatzes durch den/die Bewerber*in

Nach Erhalt deiner Card of Acceptance hast du zwei Wochen (14 Kalendertage) Zeit deinen Praktikumsplatz in Form der Card of Confirmation (CC) verbindlich anzunehmen. Mit der CC übermittelst du dem Gastland die letzten fehlenden Informationen und bestätigst die mit der CA erhaltenen Austauschdaten. Sollte deine CC vier Wochen vor Praktikumsbeginn noch nicht eingegangen sein, hat die Gastorganisation das Recht deinen Austausch ohne jegliche Regressansprüche kurzfristig abzusagen.

Flug und Visum

Für die Buchung deines Fluges und Beantragung des Visums bist du selbst verantwortlich. Die bvmd kann für eventuelle Probleme bei diesen Prozessen keine Verantwortung übernehmen. Der Austausch ist erst nach Erhalt der Card of Acceptance (CA) endgültig zugesagt. Wir empfehlen dir daher dringend deinen Flug erst nach Erhalt der CA zu buchen! Bitte beachte, dass die meisten Gastländer die CA wirklich erst sechs bis acht Wochen vor Praktikumsbeginn bereitstellen und daher mit höheren Flugpreisen zu rechnen ist. Solltest du bereits vor Erhalt der CA auf dein eigenes Risiko Flüge buchen wollen, raten wir dir zumindest dazu stornierbare Flüge zu buchen.

Wir können dich bei Visaangelegenheiten leider nicht beraten. Auch die Gastländer können keinen umfassenden Überblick über alle Visarichtlinien und Einreisebedingungen haben und dich dementsprechend genauso wenig beraten wie wir. Die Visahinweise anderer Outgoings in den Erfahrungsberichten sind ebenfalls nur als persönliche Erfahrungen und nicht als Handlungsanweisungen zu verstehen. Bitte informiere dich daher selbstständig bei der zuständigen Botschaft bzw. Vertretung deines Gastlandes in Deutschland über die Notwendigkeit und Voraussetzungen für Visa derartiger Praktika. Eine Übersicht über Vertretungen deines Reiselandes in Deutschland findest du auf der Seite des Auswärtigen Amtes bzw. hier. Einen Invitation Letter der IFMSA solltest du ein paar Wochen vor Praktikumsbeginn über die IFMSA-Database abrufen können.

Ist der Flug zu teuer?
Meistens werden die CAs erst ca. 6 – 8 Wochen vor Praktikumsbeginn ausgestellt. Es ist daher mit erhöhten Reisekosten zu rechnen. Über die bvmd kannst du nach erfolgreicher Bewerbung unter bestimmten Voraussetzungen einen Fahrtkostenzuschuss erhalten. Ob das für dich in Frage kommt und wie das Ganze funktioniert, kannst du hier nachlesen.

Anerkennung des Austausches als Famulatur

Für die Anerkennung deines Austausches als Famulatur bist du selbst verantwortlich. Bitte informiere dich daher vor deinem Praktikum selbstständig beim Landesprüfungsamt über die Vorgaben und Richtlinien hierfür. Insofern bestimmte Vorlagen notwendig sind, musst du diese mitnehmen und das Ausfüllen dieser Dokumente mit der Gastorganisation absprechen. Das IFMSA-Zertifikat, welches du nach Ende des Praktikum erhältst, ist in der Regel nicht für die Anerkennung des Praktikums als Famulatur ausreichend.

Absage durch die bvmd oder das Gastland

Wir geben immer alles um möglichst viele Praktika zu ermöglichen. Leider kommt es manchmal trotzdem zu Absagen durch die bvmd oder das Gastland. Wie deine Erstattungsansprüche in diesen Fällen aussehen, kannst du in deinen unterschriebenen Bewerbungsbedingungen (SCOPE | SCORE | PHEx/SCOPH) nachlesen. Solltest du dich in der regulären Bewerbungsphase beworben haben, kannst du dich normalerweise mit der gleichen Bewerbungsgebühr noch einmal in der selben Bewerbungsphase auf einen Restplatz bewerben. Die Übertragung deiner Bewerbungsgebühr in eine andere Bewerbungsphase (z.B. vom Sommersemester auf das Wintersemester) ist nicht möglich. Genaueres dazu kannst du auch gerne in unserem Berliner Büro erfragen.

Rücktritt

Solltest du deinen Austausch doch nicht antreten können, dann gebe unseren Bundeskoordinator*innen (NEO-Out | NORE-Out | NOPHE) bzw. unserer/m Exchange Assistant (Ex. Ass.) bitte umgehend per E-Mail bescheid. Am besten ist, wenn du auch unser Berliner Büro in cc setzt. Rücktritte sind für uns immer eine Herausforderung, da häufig schon viel Arbeit in die Organisation deines Austausches geflossen ist und wir die Plätze häufig nicht anderweitig vergeben können. Es ist also wichtig, dass du dich umgehend bei uns meldest, wenn bei dir etwas dazwischen gekommen ist. Wie deine Erstattungsansprüche in diesen Fällen aussehen, kannst du in deinen unterschriebenen Bewerbungsbedingungen (SCOPE | SCORE | PHEx/SCOPH) nachlesen.

AG Austausch (AGX)

Die AGX kümmert sich um die Austauscharbeit in Deutschland: Wir zeichnen einmal jährlich Verträge mit Medizinstudierendenvertretungen anderer Länder, verteilen deren Incomings auf die Städte, organisieren Praktika, helfen bei der Betreuung und unterstützen euch bei euren Auslandsbewerbungen.