Nach der Bewerbung

Du hast dich auf einen Austausch bei der bvmd beworben und möchtest wissen wie es weitergeht? Hier erfährst du alles, was du wissen musst.

Bitte nutze folgende Links um deine Bewerbungen in unserem alten bzw. neuem Bewerbungsportal einzusehen und zu bearbeiten:

Punkteverteilung – Wahrscheinlichkeit

Uns erreichen immer wieder Anfragen, mit wie vielen Punkten man beim Famulautraustausch noch eine Chance auf einen Platz hat. Diese Frage ist fast nicht zu beantworten, da sich die Länderwünsche von Bewerbungsphase zu Bewerbungsphase ändern und die Präferenzen der aktuellen Bewerber*innen einfach nicht vorauszusehen sind. Es lohnt sich daher bei der Länderauswahl darauf zu achten, dass man eine gute Mischung zusammenstellt. Neben einem absoluten Wunschland könnt zum Beispiel noch ein Land mit angeben, mit dem wir viele Verträge haben und ein Land, das vielleicht etwas außergewöhnlicher ist. Uns ist bewusst, dass volle oder eine sehr hohe Punktzahl zu erreichen nur schwer möglich ist. Und dies ist auch von uns nicht vorgesehen, da die Vergleichbarkeit zwischen den Bewerbenden größer wird, wenn nicht alle Höchstpunktzahl erreichen. Über die im Wintersemester 2023/2024 durchschnittlich erreichte Punktzahl werden wir euch in Kürze informieren.

Unser Programm basiert darauf, dass man sich mit Englisch zurechtfinden kann. Ihr solltet daher bei eurer Länderauswahl vielleicht auch Länder mit einer ungewöhnlichen Landessprache (also nicht englischer, spanischer oder französischer Landessprache) in Betracht ziehen. Wenn ihr natürlich Landessprachkenntnisse nachweisen könnt, könnt ihr euch hierfür auch Punkte anrechnen lassen und habt dann bessere Chancen in Ländern, in denen diese Sprache gesprochen wird. Weitere Informationen zu unserer Punktevergabe findet ihr in unserem Bewerbungspunkteformular.

Außerdem könnt ihr Punkte sammeln, wenn ihr euch bei uns ehrenamtlich Engagiert. Ehrenamtliches Engagement bei uns bringt euch bei eurer Bewerbung auf einen bvmd-Austauschplatz also auch einen kleinen Vorteil. Wenn ihr Interesse habt euch bei uns zu engagieren könnt ihr euch einfach an eure Lokalvertretung wenden oder ihr schreibt uns eine E-Mail an buero@bvmd.de.

Länder-, Städte- und Abteilungspräferenzen

Die bvmd organisiert leider keine Wunschpraktika. Bei unserem Programm muss man also ein bisschen Flexibilität und Offenheit mitbringen. Das beginnt beim ersten Bewerbungsschritt, in dem ihr euch schon auf drei verschiedene Wunschländer bewerbt und geht im zweiten Bewerbungsschritt weiter, bei dem ihr verschiedene Städte- und Abteilungspräferenzen angeben könnt. Wir können aber ausdrücklich nicht versprechen, dass eure Wünsche im Gastland berücksichtigt werden können und ihr tatsächlich in einem eurer Wunschstädte und/oder -abteilungen eingesetzt werdet. Die Organisation der Praktika in den Gaständern ist aufwändig und wird ausschließlich von anderen Medizinstudierenden übernommen, die das ehrenamtlich machen. Wünsche können daher nicht immer beachtet werden, auch wenn wir uns immer größte Mühe geben. Wenn ihr also unbedingt in ein bestimmtes Land oder in eine bestimmte Stadt oder Abteilung wollt, solltet ihr euch überlegen, ob unser Programm das Richtige für euch ist. Oftmals sind aber ohnehin die Praktika am interessantesten, die unerwartet sind und in denen ganz neue Orte und Menschen erkundet werden können. Ein erfolgreicher Austausch ist also oftmals gar nicht von der richtigen Stadt oder Abteilung abhängig.

Zusage

Jedes Jahr können wir ca. 400 Medizinstudierenden ein Auslandspraktikum über die bvmd vermitteln. Die Auswahl der Studierenden erfolgt durch unsere Bundeskoordinator*innen. Die Verteilung der Austauschplätze findet anhand der Summe deiner Bewerbungspunkte unter Berücksichtigung deiner Wunschländer und -projekte statt.

Da sich immer sehr viele Studierende auf unsere Plätze bewerben, kann die Bewerberverteilung ein wenig dauern. Wir bitten dich daher um etwas Geduld. In der Regel werden die Zu- oder Absagen 6 Wochen nach Ende der Bewerbungsfrist versendet. Hast du nach dieser Zeit noch nichts von uns gehört, kannst du dich gerne bei uns unter buero@bvmd.de melden.

    1. Die Zusage erhältst du via einer Statusänderung über unser neues Bewerbungsportal (ab Wintersemester 2023/2024) bzw. über unser altes Bewerbungsportal (bis einschließlich Sommersemester 2023). Bei Zuteilung der Zusage solltest du auch eine automatisch generierte E-Mail erhalten (bitte deshalb auch regelmäßig den Spam-Ordner prüfen). Sollte die Zusage an eine Auflage gebunden sein, wird dir das über die Kommentarfunktion des Bewerbungsportals kommuniziert.
    2. Nach der Zusage durch die bvmd erhältst du von uns Zugangsdaten für die internationale IFMSA-Database. Nach dem Erhalt der Zugangsdaten hast du zwei Wochen (14 Kalendertage) zeit die Annahme des Praktikumsplatzes durch das Hochladen und Absenden der Application Form (AF) und der Pflichtdokumente (rot hinterlegte Felder in der Card of Documents, siehe auch Exchange Conditions SCOPE | SCORE | SCOPH) zu bestätigen. Die Terms and Conditions (SCOPE / SCORE) werden standardmäßig von jedem Gastland verlangt und müssen zusammen mit den Pflichtdokumenten in die IFMSA-Database hochgeladen werden. Wenn du einen Forschungsaustausch machst, schreibe bitte eine E-Mail an nore@bvmd.de, wenn du deine AF abgeschickt hast.
    3. Spätestens sechs bis acht Wochen vor Beginn deines Austausches solltest du von deinem Gastland die Card of Acceptance (CA) über die IFMSA-Database zugesendet bekommen. Der CA kannst du entnehmen in welcher Stadt, in welchem Projekt/auf welcher Station und in welchem Praktikumszeitraum du deinen Austausch absolvieren wirst. Außerdem werden in der CA deine konkreten Ansprechpartner*innen vor Ort genannt. Bitte melde dich bei unseren Bundeskoordinator*innen (Famulaturaustausch – neo-out@bvmd.de, Forschungsaustausch – nore-out@bvmd.de, Public Health-Austausch – nophe@bvmd.de), falls du deine CA acht Wochen vor Praktikumsbeginn noch nicht erhalten hast.
    4. Falls du einen Fahrtkostenzuschuss (FKZ) beantragt hast, sendest du deine CA direkt nach Erhalt per E-Mail an buero@bvmd.de. Bitte überprüfe vorher, ob der in der CA angegebene Praktikumszeitraum mindestens 26 Kalendertage abdeckt. Bitte wende dich umgehend an neo-out@bvmd.de bzw. nore-out@bvmd.de bzw. nophe@bvmd.de, wenn der angegebene Praktikumszeitraum in deiner CA weniger als 26 Kalendertage beträgt.
    5. Spätestens einen Monat vor Beginn deines Austausches du mit der Card of Confirmation (CC) deinen Austausch endgültig über die IFMSA-Database bestätigen.
      Bitte bestätige deinen Austausch im Falle eines laufenden FKZ-Antrages nur, wenn der angegebene Praktikumszeitraum in deiner CA mindestens 26 Kalendertage beträgt. Eine Änderung des Praktikumszeitraumes nach dem Versenden der CC ist nicht mehr möglich.
    6. Ca. 6 Wochen vor Beginn deines Austausches erhältst du einen Invitation Letter (IL), den du ggf. bei der Beantragung deines Visums einreichen musst.
    7. Um deine Berichtekaution erstattet zu bekommen, musst du spätestens vier Monate nach Ende deines Austausch einen Bericht und einen Praktikumsnachweis über das bvmd-Bewerbungsportal einreichen. Außerdem musst du deine Evaluation Form über die IFMSA-Database eingereicht haben. Wir empfehlen dir deinen Bericht in unserer Word– bzw. PDF-Vorlage anhand dieses Leitfadens vorzuschreiben, da es immer wieder zu technischen Problemen beim Anlegen und Speichern der Berichte kommt.

Absage

Leider ist es uns nicht möglich, immer jedem Bewerbenden einen der gewünschten Austauschplätze zu vermitteln, da es oft es mehr Bewerbende als Plätze gibt.

Erhältst du eine Absage von uns, kannst du deine Bewerbungsgebühr für eine Restplatzbewerbung in der gleichen Austauschsaison verwenden. Wenn du dich nicht auf einen Restplatz bewirbst oder du für deine Restplatzbewerbung auch eine Absage erhalten hast, wird dir deine Bewerbungsgebühr abzüglich der Bearbeitungsgebühr automatisch innerhalb von zwei Monaten nach Ende der Austauschsaison, für die du dich beworben hast, zurück überwiesen. Die automatischen Erstattungen erfolgen demnach ein Jahr nach der Bewerbung für das Sommersemester im November/Dezember und für das Wintersemester im April/Mai des Jahres, in dem das Praktikum stattgefunden hätte. Dafür ist es wichtig, dass du deine Kontoverbindung in unserem bvmd-Bewerbungsportal aktuell hältst. Du kannst deine anteiligen Bewerbungsgebühren auch schon eher zurückfordern. Bitte schreibe uns hierfür eine E-Mail an buero@bvmd.de mit der Bitte um Rückzahlung deiner anteiligen Bewerbungsgebühren aufgrund von Absage, der Angabe der Praktikumsart (SCOPE, SCORE, SCOPH), des Zeitraums (Wintersemester xy/xy bzw. Sommersemester xy), für den du dich beworben hast, dem Ausschluss einer Restplatzbewerbung sowie mit der Information zu deiner aktuellen Kontoverbindung (Kontoinhaber, IBAN, BIC).

Geben Bewerbende ihren Platz zurück oder gab es auf einen Platz keine Bewerbungen, werden diese Austauschplätze als Restplätze ausgeschrieben. Hier haben zuvor leer ausgegangene Bewerbende Vorrang und es ist eine tolle Möglichkeit, Länder kennenzulernen, die man vielleicht gar nicht im Blick hatte.

Bitte beachte bezüglich der genauen Erstattungsregelungen der entsprechenden Paragraphen in unseren Bewerbungsbedingungen (SCOPE, SCORE, SCOPH).

Rücktritt

Kannst du aus irgendeinem Grund deinen Austausch nicht antreten, kontaktiere uns bitte umgehend, damit wir gemeinsam eine Lösung finden können. Durch eine frühzeitige Absage kann dein Platz vielleicht noch einem anderen Studierenden vermittelt werden. Wenigstens können der Gastorganisation aber Kosten (wie etwa die Miete) erspart werden. Bitte beachte, dass eine Rückerstattung der Kaution gegebenenfalls nicht möglich ist. Bitte beachte hierzu die entsprechenden Paragraphen der jeweils gültigen Bewerbungsbedingungen (SCOPE, SCORE, SCOPH).

In die Koordination deines Austausches stecken sowohl die Ehrenamtlichen der bvmd als auch die Ehrenamtlichen des Gastkomitees sehr viel Zeit und Engagement. Rücktritte erschweren die gesamte Organisation und machen viel Arbeit, deshalb sollte es wirklich nur in Ausnahmefällen dazu kommen. Bitte überlege vor deiner Bewerbung, ob du den Austausch sicher antreten kannst. Krankheiten kann keiner vorhersehen, Studium und Doktorarbeit sind aber planbar. Auch aus Rücksicht auf die Mitbewerbenden sollte eine Bewerbung gut überlegt sein.

Flug und Visum

Für die Buchung deines Fluges und Beantragung des Visums bist du selbst verantwortlich. Die bvmd kann für eventuelle Probleme bei diesen Prozessen keine Verantwortung übernehmen. Der Austausch ist erst nach Erhalt der Card of Acceptance (CA) endgültig zugesagt. Wir empfehlen dir daher deinen Flug erst nach Erhalt der CA zu buchen!

Falls du Fragen zur Einreise in dein Austauschland hast, kannst du dich bei deren Vertretung in Deutschland informieren. Auf der Seite des Auswärtigen Amtes findest du eine Übersicht über die ausländischen Botschaften in Deutschland.

Ist der Flug zu teuer?
Manchmal werden die CAs erst wenige Wochen vor Praktikumsbeginn ausgestellt. Es ist daher teilweise mit erhöhten Reisekosten zu rechnen. Über die bvmd kannst du unter bestimmten Voraussetzungen eventuell einen Fahrtkostenzuschuss erhalten. Ob das für dich in Frage kommt und wie das Ganze funktioniert, kannst du hier nachlesen.

AG Austausch

Die AGX kümmert sich um die nationale Austauscharbeit: Wir verteilen die Incomings auf die Städte und helfen bei der Betreuung, organisieren die Auslandsbewerbungen und zeichnen Verträge mit Medizinstudierendenvertretungen anderer Länder.