Ablauf der Bewerbung

Liebe Austauschinteressierte und potenzielle Bewerber*innen,

Die nächste reguläre Bewerbungsphase für das Sommersemester 2024 findet vom 15.09.-31.10.2023 statt.

Allgemeine Informationen zu den Bewerbungsphasen findest du auf unserer Austausch-Homepage im Unterreiter „Allgemeines„.

Bevor es los geht ein allgemeiner Hinweis…

Wir freuen uns, dass du dich für einen bvmd-Austausch interessierst. Wir sind ein sehr leidenschaftlicher Verein, der dir mit Hilfe des unermüdlichen Engagements anderer ehrenamtlicher Medizinstudierender ein fantastisches Auslandspraktikum über unseren weltweiten Dachverband, der International Federation of Medical Students Associations (IFMSA), ermöglichen möchte. Leider können wir nicht immer jedem/r Bewerber*in einen Austauschplatz vermitteln und leider können wir auch keine Wunschpraktika in bestimmte Länder, Städte oder Abteilungen ermöglichen. Wir geben aber immer unser Bestes und wenn du offen und ein wenig flexibel bist, dann sind wir genau die richtige Institution für deine vierwöchige Auslandsfamulatur oder dein vierwöchiges Forschungs- bzw. Public Health-Praktikum.

Unser Programm ist nur deshalb so erfolgreich, da zahlreiche Medizinstudierende hier in Deutschland und in unseren ausländischen Partnerorganisationen deinen Austausch ehrenamtlich organisieren. Ohne Ehrenamtliche auch kein bvmd- bzw. IFMSA-Austausch. Wir würden uns daher sehr über dein Engagement bei uns freuen. Bei Interesse kannst du dich gerne an deine Lokalvertretung wenden oder uns eine E-Mail an buero@bvmd.de schreiben. Mit deinem ehrenamtlichen Engagement bei uns kannst du außerdem Punkte sammeln, die dir bei deiner Bewerbung einen kleinen Vorteil verschaffen kann.

Nun aber zum Bewerbungsablauf:

1. Informationen Einholen

Länderlisten

Mittels unserer Länderlisten kannst du dich über die aktuell ausgeschriebenen Austauschplätze für den Famulaturaustausch (SCOPE), den Forschungsaustausch (SCORE) und den Public Health-Austausch (SCOPH) informieren.

Exchange Conditions/Projektbeschreibung/Explore Pages

Wenn du beim Famulatur- und Forschungsaustausch auf die rot markierten Verweise unter den Ländern klickst oder dir auf der IFMSA-Seite (SCOPE | SCORE | SCOPH) das jeweilige Land aufrufst, wirst du auf die passenden Exchange Conditions des jeweiligen Landes weitergeleitet. Wenn du auf die rot markierten Verweise in der Public Health-Länderliste klickst, öffnen sich die jeweiligen Projektbeschreibungen. Über die Exchange Conditions und die Projektbeschreibungen erhältst du wichtige Informationen zum Austauschland und zu den Voraussetzungen, die du erfüllen musst, falls du von der bvmd eine Zusage erhältst.

Über diese Links kannst du auch direkt auf die Exchange Conditions der Länder zugreifen:

• Famulaturaustausch (SCOPE): https://exchange.ifmsa.org/exchange-conditions/scope
• Forschungsaustausch (SCORE:) https://exchange.ifmsa.org/exchange-conditions/score
• Public Health-Austausch (SCOPH): https://exchange.ifmsa.org/exchange-conditions/scope
  (siehe SCOPE)

Auch die Explore Pages (https://exchange.ifmsa.org/explore-pages/national) können interessante Informationen zu unseren Gastländern enthalten.

Finanzen

Informationen zur finanziellen Gestaltung deines Austausches erhältst du auf unserer Austausch-Homepage im Unterregister Allgmeines und im Unterregister Fahrtkostenzuschuss. Auch die Exchange Conditions der Länder (SCOPE | SCORE | SCOPH) und die Projektbeschreibungen (SCOPH) können weitere Informationen zu finanziellen Rechten und Pflichten enthalten. Bitte informiere dich frühzeitig über die bevorstehende finanzielle Belastung.

Erfahrungsberichte

Über die Erfahrungsberichte in unserer Berichtedatenbank erhaltet ihr viele weitere Informationen zu den verschiedenen Austauschländern.

Auswärtiges Amt

Die bvmd fordert alle Bewerber*innen dringend dazu auf, sich vor ihrer Bewerbung, vor Reiseantritt und fortlaufend während der Reise über eventuelle Reisewarnungen, sowie über die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts zu informieren und diese zu beachten. Die Entscheidung, ob das Praktikum trotz Reisewarnung angetreten wird, liegt alleine bei den Bewerber*innen. Liegt eine (Teil-) Reisewarnung des Auswärtigen Amtes vor, so empfiehlt die bvmd dringend, dem Appell des Auswärtigen Amts zu folgen. In jedem Fall sollten sich deutsche Staatsangehörige im elektronischen Erfassungssystem des Auswärtigen Amtes von Deutschen im Ausland („Elefand„) registrieren.

Datenschutzhinweise

Wir verarbeiten und nutzen die personenbezogenen Daten, die über das Bewerbungsportal der bvmd hochgeladen werden. Dabei orientieren wir uns an der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der EU Datenschutz Grundverordnung (EU DSGVO). Genauere Informationen zur Datenverarbeitung und –speicherung sowie deinen in diesem Zusammenhang bestehenden Rechten kannst du in unseren Datenschutzhinweisen nachlesen.

2. Zweistufiges Bewerbungsverfahren

1. Bewerbungsschritt – Bewerbung bei der bvmd im bvmd-Bewerbungsportal
(drei unterschiedliche Länderpräferenzen)

Deine Bewerbung erfolgt in zwei Schritten. In einem ersten Schritt bewirbst du dich nach dem auf dieser Seite beschriebenen Schema bei der bvmd auf die über die Länderliste ausgeschriebenen Plätze über das bvmd-Bewerbungsportal. Dabei gibst du drei Wuschländer an. Die bvmd verteilt die vorhanden Plätze dann anhand der erreichen Gesamtpunktzahlen aus deinem Bewerbungspunkteformular und anhand der Motivationsschreiben an die Bewerber*innen. Dabei werden die von den Bewerber*innen angegebenen Präferenzen berücksichtigt.

2. Bewerbungsschritt – Bewerbung beim jeweils zugewiesenen Gastland
über die IFMSA-Database

Solltest du nach diesem ersten Schritt eine Zusage von der bvmd erhalten, bewirbst du dich in einem zweiten Schritt über die IFMSA-Database noch einmal direkt im Gastland. Wie das genau funktioniert kannst du auf der Unterseite „Nach der Bewerbung“ nachlesen. In diesem zweiten Schritt müssen dann die in den Exchange Conditions (SCOPE | SCORE | SCOPH) genannten (Pflicht-) Dokumente eingereicht werden. Wie das genau funktioniert, erfährst du hier.

3. PROFIL ANLEGEN

In unserem bvmd-Bewerbungsportal kannst du dir ein persönliches Profil anlegen. Hier werden Kontaktdaten angegeben, die Länder und Projekte gewählt sowie alle deine Bewerbungsdokumente hochgeladen (siehe Punkt 6). Die über dein Profil angelegte Onlinebewerbung muss bis zum Ende der Bewerbungsfrist (30 April bzw. 31. Oktober eines jeden Jahres abgeschlossen sein. Bis dahin muss die Bewerbung verbindlich abgesendet sein, ansonsten ist die Bewerbung ungültig.

Bitte prüfe regelmäßig dein E-Mail-Postfach und beachte, dass E-Mails die von unserem Server versendet werden auch im Spam-Ordner landen können. Falls du nach deiner Registrierung keine E-Mail erhalten solltest, kontaktiere bitte die Geschäftsstelle buero@bvmd.de.

Der Link zu unserem Bewerbungsportal lautet https://austausch.bvmd.de/login

Solltest du Probleme mit der Registrierung haben, kannst du dich gerne an buero@bvmd.de wenden.

4. BEWERBUNGSBEDINGUNGEN lesen und IM ORIGINAL an unsere Geschäftsstelle schicken

Die im Original unterschriebenen Bewerbungsbedingungen für den Famulaturaustausch (SCOPE), den Forschungsaustausch (SCORE) oder den Public Health-Austausch (SCOPH) müssen im Original in der Berliner Geschäftsstelle vorliegen. Die aktuelle Version ist vom 01. September 2023. Aus Gründen der Nachhaltigkeit freuen wir uns über doppelseitige Ausdrucke.

Bitte achte darauf, dass

• • du die Bewerbungsbedingungen einmal komplett durchliest (auch wenn das viel Text ist)
  • die Angaben in der Kopfzeile auf der ersten Seite leserlich ausgefüllt sind
  • die Bewerbungsbedingungen auf der letzten Seite im Original unterschrieben sind
  • du dir eine Kopie für deine eigenen Unterlagen aufhebst
  • die Bewerbungsbedingungen spätestens fünf Werktage nach Ende der Bewerbungsfrist in der Geschäftsstelle vorliegen, da deine Bewerbung sonst nicht berücksichtigt werden kann.

Bitte sende keine weiteren Dokumente postalisch an die Geschäftsstelle.

Die ausgefüllten und im Original unterschriebenen Bewerbungsbedingungen (aktuelle Version ist vom 01. September 2023) schickst du an folgende Adresse:

Bundesvertretung der Medizinstudierenden in Deutschland e.V.
Robert-Koch-Platz 7
10115 Berlin

6. BEWERBUNGSUNTERLAGEN im Bewerbungsportal hochladen

Die hier genannten Bewerbungsunterlagen müssen für die Bewerbung bei der bvmd digital über unser neues Bewerbungsportal eingereicht werden (nach dem Muster Name_Vorname_Inhalt benannt):

ACHTUNG! Vor dem Hochladen der Dokumente müsst ihr einem/r LEO / LORE / LOPHE aus eurer Lokalvertretung alle Unterlagen vorlegen. Die LEOs / LOREs / LOPHEs überprüfen und verifizieren eure Dokumente mit Stempel und Unterschrift. Die Lokalvertretungen sind in der Regel an die Fachschaft angegliedert. Dort solltet ihr also die Kontaktdaten der Austauschgruppe eurer Lokalvertretung erhalten. In der Regel sind auch alle Lokalvertretungen per Mail nach einen standardisierten Schema (austausch-Name eurer Unistadt@bvmd.de) erreichbar. Wenn ihr auch darunter keinen Kontakt herstellen könnt, meldet euch gerne unter buero@bvmd.de.

Folgende, von den Lokalvertretungen gesichtete und unterschriebenen/gestempelten Dokumente müssen von allen Bewerber*innen eingereicht werden:

• • Sprachnachweis Englisch (weitere Informationen dazu, kannst du dem Zusatzblatt Sprachzeugnis Englisch und den FAQs Sprachnachweise entnehmen. Eine Übersicht mit den Sprachinstituten der Universitäten haben wir auch für euch zusammengestellt)
  • mindestens Niveaustufe B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens
  • zum Zeitpunkt der Bewerbung nicht älter als 3 Jahre
  • Ggf. Sprachnachweis Landessprache (optional)
  • mindestens Niveaustufe A2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens
  • zum Zeitpunkt der Bewerbung nicht älter als 3 Jahre
  • Bewerbungspunkteformular (Stand März o. September 2023)
    
  • hierin enthalten: Zusatzblatt Sprachzeugnis Englisch (S. 4)
  • hierin enthalten: Beiblatt Zusatzpunkte ehrenamtliches Engagement (S. 5)
    
  • Formular zur Bereitstellung einer Unterkunft (die Bereitstellung der Unterkunft ist freiwillig, das Dokument ist aber ein Pflichtdokument und muss in jeden Fall hochgeladen werden)
    (bitte das Dokument mit der Version vom 16.05.2023 verwenden)
  • Einzahlungsnachweis der Bewerbungsgebühr
  • Immatrikulationsbescheinigung (aktuell)
    
  • Letter of Motivation (einen Leitfaden zum Schreiben des Letter of Motivation findet ihr hier)
    • • SCOPE: auf Englisch für deine Erstwahl
      • SCORE: auf Englisch für deine Erstwahl (im Falle einer Zusage müssen ggf. weitere Motivationsschreiben eingereicht werden. Die sprachlichen Voraussetzungen hierfür sind in den Exchange Conditions der jeweiligen Länder festgelegt)
      • SCOPH: auf Englisch für deine Erstwahl, auf Spanisch bei lateinamerikanischen Projekten
  • Checkliste Austausch (hier findet ihr die Dokumente für SCOPE | SCORE | SCOPH)

ZUSÄTZLICHE UNTERLAGEN beim Public Health-Austausch

• u.U. weitere geforderte Unterlagen; dies unterscheidet sich von Projekt zu Projekt. Die Angaben hierzu findest du in der Projektbeschreibung.